檢舉制度
檢舉非法與不道德或不誠信行為案件之處理辦法

第一條 目的及依據

為建立公司內、外部檢舉管道及處理制度,落實公司「道德行為準則」與「誠信經營守則」,以確保公司基業永續發展,並維護檢舉人及相對人之合法權益,爰訂定本辦法。

第二條 適用範圍

有關於本公司內、外部任何非法或違反道德行為準則或誠信經營守則之行為者均納入。

第三條 受理單位

發現違反本公司「道德行為準則」、「誠信經營守則」及任何法律之情事,檢舉人得向以下單位提出檢舉:

一、稽核組:受理股東、投資人、客戶、供應商、社區、政府機構、媒體等利害關係人之檢舉。

二、人資部門:受理公司內部人員之檢舉。

第四條 檢舉管道

一、檢舉者可依下列檢舉方式中任選一項進行檢舉:

(一)電子郵件檢舉:

         員工溝通信箱 hr@tainanspin.com.tw。(內部)

         稽核組信箱 audit@tainanspin.com.tw。(外部)

(二)向本公司管理階層、內部稽核主管或相關單位呈報。

(三)書面舉報:寄送至總公司人資部,依第三條分派受理單位承辦。

二、檢舉必備:

(一)檢舉事件中所涉及公司人員之姓名及單位。

(二)檢舉事件發生的基本經過及時間。

(三)關於檢舉事件的所有細節或任何相關有價值之資料。

(四)檢舉者聯繫方式。

(五)以實名檢舉為原則,匿名檢舉為例外。

第五條 檢舉處理程序

本公司應依下列程序處理:

一、檢舉情事涉及一般員工者應呈報至部門主管,檢舉情事涉及董事或高階主管,應呈報至審計委員會。

二、本公司受理單位及前款受呈報之主管或人員應即刻查明相關事實,必要時由相關部門提供協助,並應給予被檢舉人陳述意見之機會。

三、檢舉事件經查證屬實者,確有違犯法律或不道德、不誠信行為之虞者,應依所犯情節及公司相關規定懲戒,並檢附事證及懲戒建議報請總經理核決。

四、檢舉受理、調查過程、調查結果均應留存書面文件,並保存五年,其保存得以電子方式為之。保存期限未屆滿前,發生與檢舉內容相關之訴訟時,相關資料應續予保存至訴訟終結止。

五、對於檢舉情事經查證屬實,應責成本公司相關單位檢討相關內部控制制度及作業程序,並提出改善措施,以杜絕相同行為再次發生。

第六條 不受理之檢舉案件

檢舉案件有下列各款所定情事之一者,概不受理:

一、匿名或以不真實姓名檢舉,且未提供聯繫資料者。

二、檢舉案件未提供可資調查之證據者。

第七條 檢舉人之保護

檢舉人之安全應予以保護,若檢舉人為本公司人員,本公司承諾保護檢舉人不因檢舉而遭受不當之處置。

承辦檢舉案件之相關人員應嚴格保密檢舉人之身分及檢舉事項內容。

違反前二項規定,本公司應視情節輕重進行內部懲處。

第八條 檢舉調查迴避制度

若承辦檢舉案件之人員與檢舉人或被檢舉人具二親等關係、與被檢舉事項具有利害關係,或其他可能影響檢舉案件被公正調查、處理之情況,承辦檢舉案件之人員應主動迴避,檢舉人或被檢舉人亦有權要求該人員迴避。

第九條 實施與修訂

本辦法經董事長核定後發佈施行,修正時亦同。